MyPeopleDoc métamorphose la gestion documentaire RH en proposant une solution SaaS innovante développée initialement par Clément Buyse en 2008. Cette plateforme de coffre-fort numérique appartient désormais au groupe UKG depuis 2018, consolidant sa position de leader sur le marché international. Plus de 3000 entreprises françaises font confiance à cette solution, notamment Total, Air France ou BNP Paribas.
L’essentiel
MyPeopleDoc révolutionne la gestion documentaire RH avec sa solution SaaS sécurisée et automatisée.
- Sécurité renforcée : Certification ISO 27001, conformité RGPD et chiffrement ANSSI garantissent une protection maximale des données sensibles
- Automatisation complète : Distribution automatique des bulletins de paie, signature électronique et classement intelligent réduisent de 30% les tâches administratives
- Accessibilité permanente : Applications mobiles iOS/Android et stockage de 10 Go permettent un accès 24h/24 aux documents professionnels
- Conservation longue durée : Archivage jusqu’à 75 ans avec valeur légale préservée selon les normes AFNOR pour tous documents RH
- Modèle économique flexible : Tarification dès 3€/mois par utilisateur avec version freemium disponible pour les fonctionnalités de base
Le principe d’invitation constitue le fondement du fonctionnement : l’employeur invite ses collaborateurs via leur email professionnel pour créer un compte sécurisé. Cette approche garantit un contrôle strict des accès tout en offrant aux salariés un espace personnel autonome. La plateforme propose 10 Go de stockage par utilisateur avec une capacité de traitement de fichiers jusqu’à 250 Mo.
Fonctionnalités avancées et interface utilisateur optimisée
L’interface intuitive de MyPeopleDoc permet une navigation fluide grâce à un tableau de bord organisé et des options de recherche sophistiquées. La reconnaissance de contenu facilite la localisation des documents avec quelques mots-clés seulement. Cette technologie transforme radicalement l’expérience utilisateur en supprimant les recherches fastidieuses dans des archives physiques.
La distribution automatisée représente un atout majeur pour les services RH. Les bulletins de paie, contrats de travail et avenants sont envoyés automatiquement aux destinataires concernés. La signature électronique fluidifie considérablement les processus d’embauche et de validation, éliminant les délais d’impression et d’acheminement postal.
Le système propose un classement automatique par catégories prédéfinies et une gestion précise des droits d’accès. Cette organisation optimale garantit un contrôle strict des informations sensibles. Les applications mobiles iOS et Android assurent une accessibilité 24h/24, particulièrement appréciée des travailleurs en déplacement ou en télétravail. Dans un contexte où la cyberdépendance représente des risques pour certains profils, cette accessibilité permanente doit être utilisée avec discernement.
| Fonctionnalité | Bénéfice | Impact économique |
|---|---|---|
| Distribution automatisée | Gain de temps sur les tâches récurrentes | Jusqu’à 30% d’économies administratives |
| Signature électronique | Fluidification des processus | Réduction des coûts d’impression |
| Stockage longue durée | Conservation légale assurée | Économies d’espace physique |
Sécurité renforcée et conformité réglementaire exemplaire
La certification ISO 27001 positionne MyPeopleDoc parmi les solutions les plus fiables du marché. Cette référence internationale en sécurité informatique s’accompagne d’une conformité totale au RGPD et d’un chiffrement avancé validé par l’ANSSI. Ces garanties rassurent les entreprises traitant des données sensibles.
L’authentification à deux facteurs et le scellement numérique préviennent efficacement les tentatives d’accès frauduleux ou de falsification. La traçabilité complète des actions effectuées sur la plateforme permet un suivi précis des consultations et modifications. Cette approche sécuritaire respecte le décret n°2018-853 garantissant la valeur légale des documents stockés.
La conservation exceptionnelle jusqu’à 75 ans pour certains documents répond parfaitement aux exigences légales. Les salariés conservent l’accès à leurs documents même après avoir quitté l’entreprise émettrice, facilitant leurs transitions professionnelles. Cette continuité s’avère particulièrement précieuse pour les démarches administratives futures, notamment lors de calculs de retraite pour différents niveaux de salaires.
Les normes AFNOR NF Z 42-013 maintiennent la valeur probatoire des documents tout en facilitant la conformité aux obligations légales. Cette rigueur réglementaire s’avère essentielle dans les situations sensibles comme les procédures de licenciement ou les contrôles d’inspection du travail.
Modèle économique et alternatives concurrentielles
Le modèle freemium de MyPeopleDoc propose des fonctionnalités de base gratuites et des options avancées payantes. La tarification progressive débute autour de 3€ mensuel par utilisateur pour l’offre standard et 4€ pour la version avancée. Des tarifs dégressifs selon l’effectif et des options personnalisées accompagnent les grandes entreprises dans leur déploiement.
Les économies réalisées justifient largement cet investissement : réduction des coûts administratifs entre 10 et 30 centimes par document non imprimé, sans compter les économies sur les fournitures et l’espace de stockage physique. Le gain de temps estimé jusqu’à 30% sur les tâches récurrentes permet aux services RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Le marché propose plusieurs alternatives concurrentielles :
- ClearCompany : spécialisé dans le recrutement et l’intégration
- Sage HR : solution complète de gestion des ressources humaines
- Zoho Recruit : plateforme de recrutement collaborative
- Payfit : focus sur la paie et l’administration du personnel
- Arkevia : archivage électronique sécurisé
L’intégration comprend l’analyse des besoins, la connexion au SIRH existant, la formation des équipes et la migration des documents. Le processus d’activation prend généralement moins de cinq minutes avec un accompagnement guidé et un support technique dédié.
Perspectives d’évolution et impact organisationnel
L’avenir de MyPeopleDoc intègre progressivement l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour développer des analyses prédictives. Ces évolutions permettront d’anticiper les besoins RH et d’optimiser les processus décisionnels. Le développement de chatbots répondra instantanément aux questions des employés tout en renforçant les fonctionnalités collaboratives.
Pour les employés, la plateforme offre une autonomie accrue dans la gestion des informations personnelles et une simplification des démarches administratives. L’accès permanent aux documents facilite diverses démarches : demandes de crédit, attestations employeur, justificatifs administratifs. Cette autonomisation digitale transforme fondamentalement la relation entre les salariés et leur entreprise.
Certaines limites méritent considération : dépendance à l’éditeur, coût d’abonnement significatif pour les petites structures, nécessité de formation des équipes et accompagnement au changement organisationnel. Les personnalisations avancées peuvent nécessiter des développements spécifiques avec des coûts supplémentaires.
La transformation numérique des processus RH représente un enjeu stratégique majeur. MyPeopleDoc accompagne cette mutation en proposant une solution mature, sécurisée et évolutive qui répond aux défis contemporains de la gestion documentaire professionnelle.
